[İşveren unvanı]
Özlük Dosyası Kontrol Listesi
İşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. Bu dosyada işçinin
kimlik bilgilerinin yanında, kanun ve diğer mevzuat uyarınca düzenlemek zorunda olduğu
her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve
mercilere göstermek zorundadır. İşveren, bu bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka
uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri
açıklamamakla yükümlüdür. (4857 s.K. m.75)
Zorunlu belgeler
| ☐ | İş sözleşmesi (yazılı, imzalı, bir nüshası işçiye verilmiş) |
tarih |
| ☐ | Nüfus cüzdanı / kimlik fotokopisi |
tarih |
| ☐ | İkametgâh beyanı |
tarih |
| ☐ | SGK işe giriş bildirgesi |
tarih |
| ☐ | Diploma / öğrenim belgesi fotokopisi |
tarih |
| ☐ | Adli sicil kaydı (işin niteliği gerektiriyorsa) |
tarih |
| ☐ | Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar) |
tarih |
| ☐ | Sağlık raporu / işe giriş muayene formu |
tarih |
| ☐ | Fotoğraf |
tarih |
İş sağlığı ve güvenliği
| ☐ | İSG eğitimi katılım belgesi (6331 s.K. m.17) |
tarih |
| ☐ | Periyodik sağlık muayenesi kayıtları (m.15) |
tarih |
| ☐ | Kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı |
tarih |
| ☐ | Risk değerlendirmesi tebliğ kaydı |
tarih |
| ☐ | Çalışan temsilcisi bilgilendirme kaydı |
tarih |
Çalışma süresince
| ☐ | Yıllık izin defteri / izin talep formları (m.56) |
tarih |
| ☐ | Ücret hesap pusulaları (m.37) |
tarih |
| ☐ | Fazla çalışma onay belgesi (yazılı onay — yılda bir alınır) |
tarih |
| ☐ | Zimmet teslim formları |
tarih |
| ☐ | Uyarı, savunma ve tutanaklar |
tarih |
| ☐ | Görev değişikliği / zam yazıları |
tarih |
KVKK
| ☐ | Çalışan aydınlatma metni tebliği (6698 s.K. m.10) |
tarih |
| ☐ | Özel nitelikli veri açık rıza beyanı (gerekiyorsa, m.6) |
tarih |
| ☐ | Veri işleme envanterine kayıt |
tarih |
Ayrılışta
| ☐ | Fesih bildirimi / istifa dilekçesi |
tarih |
| ☐ | SGK işten ayrılış bildirgesi (10 gün içinde) |
tarih |
| ☐ | Çalışma belgesi (m.28) |
tarih |
| ☐ | İbraname (fesihten en az 1 ay sonra — TBK m.420) |
tarih |
| ☐ | Kıdem / ihbar / izin ödemeleri banka dekontları |
tarih |
| ☐ | Zimmet iade tutanağı |
tarih |
Özlük dosyaları, iş ilişkisinin sona ermesinden sonra da zamanaşımı
süreleri boyunca saklanmalıdır. Kişisel veriler, işlenme amacı ortadan kalktığında
silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. (6698 s.K. m.7)
Dayanak: 4857 s.K. m.75 — işveren her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır · BordromİK şablonu · bordromik.com